Vastuullinen tapahtuma

Tapahtumanjärjestäjä on vastuussa siitä, että tarvittavat luvat tapahtumalle ovat kunnossa. Tapahtuman luvat ja ilmoitukset -osiossamme on lisää tietoa lupa-asioista. Mikäli tarvitset lisätietoa luvista, voit olla myös yhteydessä tapahtuma-asiantuntijaamme.

Valitse tapahtumapaikka oikeassa suhteessa tapahtuman luonteeseen nähden. Pyri valitsemaan tapahtumapaikka niin, että se on helposti saavutettavissa julkisilla kulkuvälineillä. Mikäli tämä ei ole mahdollista niin voit tarjota tapahtuman osallistujille mahdollisuutta yhteiskuljetukseen. Järjestä tapahtumapaikalle tarpeeksi pysäköintitilaa polkupyörille.

Tapahtuman järjestelyt, rakenteet tai henkilömäärä eivät saa vaikuttaa heikentävästi tapahtumapaikan turvallisuusjärjestelyihin. Tapahtuman tulee noudattaa tapahtumapaikan pelastussuunnitelmaa ja yleisiä turvallisuusohjeita.

Mikäli tapahtumapaikan yleisille turvallisuusjärjestelyille joudutaan tekemään muutoksia tapahtuman onnistumisen kannalta, vaatii se saumatonta kommunikointia tapahtumapaikan ja tapahtuman järjestävän organisaation välillä ja tarvittaessa väliaikaisen pelastussuunnitelman laatimista.

Tapahtuman järjestäjällä tulee olla tapahtuman kokoon ja laajuuteen nähden riittävä turvallisuusorganisaatio tapahtuman tuottavassa organisaatiossa.

Hygieniasta huolehtiminen tulee ottaa huomioon tapahtuman suunnittelussa. Pidä huoli, että tapahtumapaikalla on riittävästi käsienpesupisteitä, desinfiointipisteitä sekä WC-tiloja.

Tapahtumaa järjestettäessä on huolehdittava lähialueen asukkaista ja ympäristöstä niin melun kuin roskaamisenkin osalta.

Tapahtumanjärjestäjällä tulee olla voimassa riittävät sekä asianmukaiset vakuutukset. Järjestäjän tulee olla tietoinen vakuutusvastuunsa laajuudesta ja tapahtuman työntekijöiden sekä alihankintaa suorittavien tahojen vakuutusvastuun laajuudesta.

Tapahtumajärjestäjän on noudatettava Suomen lakia ja viimeisimpiä ohjeistuksia yleisön kokoontumissäännöistä kyseisellä alueella.

Tapahtumajärjestäjän on mahdollista edistää tapahtuman kestävyyttä tukemalla kestävää liikennettä ja logistiikkaratkaisuja tapahtuman saavutettavuuden suunnittelussa ja valitsemalla oikea tapahtumatila tapahtuman luonteeseen nähden.

Suuria kuormitustekijöitä, kuten ruokahävikkiä ja logistiikasta johtuvia päästöjä on mahdollista vähentää tilaamalla ruoka läheltä ja käyttämällä paikallista kumppania. 

Kierrätä, uusiokäytä, lainaa ja vuokraa kun se on mahdollista. Käytä esimerkiksi catering palveluissa mahdollisimman paljon biohajoavia tai uudelleen käytettäviä astioita.

Tapahtumateknologiaan keskittyvät alihankkijat voivat tapahtuman järjestäjän toiveesta olla mukana suunnittelemassa energiatehokkaita ratkaisuja. Tämän voi myös jo tarjouskilpailuvaiheessa huomioida.

Laske tapahtuman osallistujan hiilijalanjälki ja tarjoa osallistujille mahdollisuus kompensoida hiilijalanjälkensä. Tapahtuman kestävyydestä kertovat myös erilaiset sertifikaatit, esimerkiksi Ekokompassi tapahtuma ja matkailun Sustainable Travel Finland -sertifikaatti.

Onnistunut jätehuolto on iso osa onnistunutta tapahtumaa. Tapahtumanjärjestäjä voi vaikuttaa paljon siihen, kuinka paljon ja millaista jätettä tapahtumasta syntyy. Tapahtumalle kannattaa tehdä jätehuoltosuunnitelma. Huolehdi siitä, ettei jätevesiä tai roskia päädy ympäristöön. Jätehuollolla on suuri vaikutus myös tapahtuman asiakastyytyväisyyteen.

Aktiivinen viestintä on isossa roolissa onnistuneessa tapahtumassa. Ennen tapahtumaa sekä tapahtuman aikana tapahtumaan osallistujat kaipaavat ajankohtaista informaatiota mahdollisista muutoksista. Aktiivinen viestintä voi myös omalta osaltaan ehkäistä tilanteita, joissa tapahtumanjärjestäjä voi kokea haasteita, mm. tapahtumaturvallisuus.

Tapahtuman aikana tulee huolehtia riittävästä tiedotuksesta myös yleisiin käytännön ohjeisiin poikkeavissa tilanteissa. Tapahtuman järjestäjän tulee perehdyttää henkilökuntansa poikkeustilanteissa toimimiseen ja harjoittaa aktiivista roolia poikkeavissa tilanteissa.

Tapahtuman vastuullisuudesta kannattaa viestiä ennen tapahtumaa ja sen aikana. Osallistujia kannattaa opastaa selkeällä viestinnällä myös paikan päällä toimimaan vastuullisesti.

Sosiaalinen esteettömyys –Tarkoittaa kaikille avointa, mukaan ottavaa ja turvallista ilmapiiriä, jossa kiusaaminen ja syrjintä otetaan vakavasti

Fyysinen esteettömyys– Takaa kaikille, toimintakyvystä riippumatta, mahdollisuuden toimia toisten kanssa erilaisissa ympäristöissä

Viestinnän esteettömyys –Tarkoittaa mahdollisimman selkeää ja ymmärrettävää kielen käyttöä. Viestintävälineiden ja -kanavien on oltava sellaiset, että niitä voi käyttää erilaisilla apuvälineillä.

Tapahtuman on oltava saavutettavissa mahdollisimman laajalle yleisölle mahdollisuuksien mukaan. Huomio tapahtumassa myös eri-ikäiset osallistujat. Lue lisää