Vastuullinen tapahtuma

Vastuullinen tapahtuma koostuu monesta eri osa-alueesta, jotka tulee ottaa huomioon tapahtuman suunnittelussa sekä toteutuksessa. Vastuullisuus on tapahtuma-alalla laaja käsite, johon sisältyy niin ympäristövastuu, taloudellinen vastuu kuin sosiaalinen vastuu. Me olemme koonneet tälle sivulle asioita, joita tulee ottaa huomioon vastuullisen ja onnistuneen tapahtuman toteutuksessa.  

Luvat

Tapahtumanjärjestäjä on vastuussa siitä, että tarvittavat luvat tapahtumalle ovat kunnossa. ”Saanko luvan”-osiossamme on lisää tietoa lupa-asioista. Mikäli tarvitset lisätietoa luvista, voit olla myös yhteydessä tapahtuma-asiantuntijaamme.

Tapahtumapaikka

Valitse tapahtumapaikka oikeassa suhteessa tapahtuman luonteesi nähden. Pyri valitsemaan tapahtumapaikka niin, että se on helposti saavutettavissa julkisilla kulkuvälineillä. Mikäli tämä ei ole mahdollista niin voit tarjota tapahtuman osallistujille mahdollisuutta yhteiskuljetukseen.

Tapahtuman järjestelyt, rakenteet tai henkilömäärä eivät saa vaikuttaa heikentävästi tapahtumapaikan turvallisuusjärjestelyihin. Tapahtuman tulee noudattaa tapahtumapaikan pelastussuunnitelmaa ja yleisiä turvallisuusohjeita.

Mikäli tapahtumapaikan yleisille turvallisuusjärjestelyille joudutaan tekemään muutoksia tapahtuman onnistumisen kannalta, vaatii se saumatonta kommunikointia tapahtumapaikan ja tapahtuman järjestävän organisaation välillä ja tarvittaessa väliaikaisen pelastussuunnitelman laatimista.

Tapahtuman järjestäjällä tulee olla tapahtuman kokoon ja laajuuteen nähden riittävä turvallisuusorganisaatio tapahtuman tuottavassa organisaatiossa.

Hygieniasta huolehtiminen tulee ottaa huomioon tapahtuman suunnittelussa. Pidä huoli, että tapahtumapaikalla on riittävästi käsienpesupisteitä, desinfiointipisteitä sekä WC-tiloja.

Vastuu

Tapahtumanjärjestäjällä tulee olla voimassa riittävät sekä asianmukaiset vakuutukset. Järjestäjän tulee olla tietoinen vakuutusvastuunsa laajuudesta ja tapahtuman työntekijöiden sekä alihankintaa suorittavien tahojen vakuutusvastuun laajuudesta.

Tapahtumajärjestäjän on noudatettava Suomen lakia ja viimeisimpiä ohjeistuksia yleisön kokoontumissäännöistä kyseisellä alueella.

Kestävyys

Tapahtumajärjestäjän on mahdollista edistää tapahtuman kestävyyttä tukemalla kestävää liikennettä ja logistiikkaratkaisuja tapahtuman saavutettavuuden suunnittelussa ja valitsemalla oikea tapahtumatila tapahtuman luonteeseen nähden.

Suuria kuormitustekijöitä, kuten ruokahävikkiä ja logistiikasta johtuvia päästöjä on mahdollista vähentää tilaamalla ruoka läheltä ja käyttämällä paikallista kumppania.

Kierrätä kun se on mahdollista. Käytä esimerkiksi catering palveluissa mahdollisimman paljon biohajoavia tuotteita.

Tapahtumateknologiaan keskittyvät alihankkijat voivat tapahtuman järjestäjän toiveesta olla mukana suunnittelemassa energiatehokkaita ratkaisuja. Tämän voi myös jo tarjouskilpailuvaiheessa huomioida.

Jätehuolto

Onnistunut jätehuolto on iso osa onnistunutta tapahtumaa. Tapahtumanjärjestäjä voi vaikuttaa paljon siihen, että kuinka paljon ja millaista jätettä tapahtumasta syntyy. Jätehuollolla on suuri vaikutus myös tapahtuman asiakastyytyväisyyteen.

Viestintä

Aktiivinen viestintä on isossa roolissa onnistuneessa tapahtumassa. Ennen tapahtumaa sekä tapahtuman aikana tapahtumaan osallistujat kaipaavat ajankohtaista informaatiota mahdollisista muutoksista. Aktiivinen viestintä voi myös omalta osaltaan ehkäistä tilanteita, joissa tapahtumanjärjestäjä voi kokea haasteita, mm. tapahtumaturvallisuus.

Tapahtuman aikana tulee huolehtia riittävästä tiedotuksesta myös yleisiin käytännön ohjeisiin poikkeavissa tilanteissa. Tapahtuman järjestäjän tulee perehdyttää henkilökuntansa poikkeustilanteissa toimimiseen ja harjoittaa aktiivista roolia poikkeavissa tilanteissa.

Esteettömyys

Sosiaalinen esteettömyys –Tarkoittaa kaikille avointa, mukaan ottavaa ja turvallista ilmapiiriä, jossa kiusaaminen ja syrjintä otetaan vakavasti

Fyysinen esteettömyys– Takaa kaikille, toimintakyvystä riippumatta, mahdollisuuden toimia toisten kanssa erilaisissa ympäristöissä

Viestinnän esteettömyys –Tarkoittaa mahdollisimman selkeää ja ymmärrettävää kielen käyttöä. Viestintävälineiden ja -kanavien on oltava sellaiset, että niitä voi käyttää erilaisilla apuvälineillä.

Tapahtuman on oltava saavutettavissa mahdollisimman laajalle yleisölle mahdollisuuksien mukaan. Huomio tapahtumassa myös eri-ikäiset osallistujat. Lue lisää

Lisätietoja:

Jani Rantanen
Asiantuntija, tapahtumapalvelut
Linnan Kehitys Oy
Puh. 044 023 3332
jani.rantanen@linnan.fi