Palkittu! Fiksua työtä, kevät 2023: Vastuunjakotaulukot vuokrasopimusten liitteeksi

Tilapalveluissa Hyvinvointialuevalmistelun yhteydessä sisäisten vuokrasopimusten sisältöjä ja erilaisia käytänteitä jouduttiin käymään läpi hyvinkin tarkasti. Riippuen kohteen toiminnasta, sopimuksen tekohetkestä ja ajankohdan käytänteistä, on kaupungin tasolla toimittu hyvin monella eri tavalla ja se vaatii aina selvitystyötä eri asiantuntijoiden kautta, että miten missäkin kohteessa toimitaan. Tämä vie paljon ylimääräistä aikaa ja monen henkilön työresursseja.

SOTE-uudistuksen myötä uusi vuokra-asetus toi tullessaan vastuunjakotaulukon kaupungin ja Hyvinvointialueen välille. Tämä herätti ajatuksen siitä, että olisi varmasti syytä kehittää myös meidän sisäiseen vuokratoimintaan vastuunjakotaulukko sekä myös meidän ulkoisia vuokrasopimuksia varten oma erillinen taulukkonsa.

Sisäiseen vuokraukseen taulukko antaa tasapuoliset ja yhteiset toimintatavat, selventää käyttäjille heidän vastuitaan, selkeyttää yhteyshenkilöt puolin ja toisin ja tehostaa näin ollen toimintaa. Vuokrauksen vastuunjakotaulukko toimii yhteisenä ohjeena niin tilapalvelujen henkilökunnalle kuin tilojen käyttäjille.

Ulkoiseen vuokraukseen taulukko määrittää, mitkä korjauskustannukset ovat vuokralaisen vastuulla. Tämä täydentää itse vuokrasopimusta, vähentää ns. käden vääntöä korjauskustannuksista ja tuo myös säästöjä kaupungille, kun kaikki korjauskustannukset eivät ole kaupungin vastuulla. Aivan kaikesta ei tarvitse jatkossa käydä neuvotteluja, kun asiat on jo etukäteen määritelty.

Kiinteistöpalvelut -yksikössä koko tiimi lähti pohtimaan asiaa uusien kilpailutettujen/kilpailutuksessa olevien sopimusten kautta (mm. kiinteistönhuolto ja siivous- ja ateriapalvelut). Jo uudet tulevat sopimukset tulevat muuttamaan vanhoja totuttuja tapoja ja yhdessä todettiin, että vastuunjakotaulukko tulee tässä kohtaa todellakin tarpeelliseksi. Tiimi työsti työryhmänä sisäisten vuokrasopimusten vastuunjakotaulukkoa ja ulkoiseen vuokrasopimusten vastuunjakotaulukon laatimiseen mukaan otettiin myös kiinteistöpäällikkö sekä vt. kiinteistöjohtaja.

Ulkoisten vuokrasopimusten vastuunjakotaulukon osalta keskiössä oli ajatus, että vuokralaiselle ei anneta ns. vapaata lompakkoa, mistä vaatia korjauksia vuokranantajan taholta. Yhteistyössä mietimme myös ne huolto- ja korjauskohteet, jotka on kuitenkin syytä jättää omistajalle, jotta kohteet pysyvät hyvässä kunnossa ja voidaan varmistaa rakennusten elinkaarimallin toteutuminen. Asiakkaalle on selvää jatkossa vielä tarkemmin, että mitä vuokra sisältää ja mihin hän on sitoutunut. Tavoitteena työlle on läpinäkyvyys, taloudellisuus ja tehokkuus.

Jatkossa vastuunjakotaulukoita vielä viimeistellään uusien puitesopimusten mukaisiksi ja otetaan porrastetusti käyttöön, kun puitesopimukset astuvat voimaan, ja kun uusia vuokrasopimuksia tehdään. Tarvittaessa vastuunjakotaulukoita tarkennetaan vielä entisestään ja jaotellaan käyttäjäryhmittäin.

Kehittäjät

Tiia Kilpi, hallinnollinen isännöitsijä
Taru Gröhn, kiinteisöpalvelupäällikkö
Laura Haavisto, kiinteistöjohtaja
Petri Ylämurto, kiinteistöpäällikkö
Elina Kunnasmaa, siivouspalveluasiantuntija
Hanna Koliseva, sisäilma-asiantuntija
Jenni Ukkonen, energia-asiantuntija
Juho-Jussi Hyvärinen, ateriapalveluasiantuntija
Markku Oksanen, tekninen isännöitsijä
Ville Vehmas, tekninen isännöitsijä
Hannu Mäkinen, tekninen isännöitsijä

Fiksua työtä -blogi esittelee Hämeenlinnan kaupungin työntekijöiden kehittämiä arjen innovaatioita ja onnistumistarinoita.