Ilppis äppi on ketterä aamu- ja iltapäivätoiminnan apuri

Mobiilisti toimiva Ilppis äppi on sovellus, joka on tarkoitettu aamu- ja iltapäivätoimintaan osallistuvien oppilaiden läsnäoloseurantaan. Sovelluksella kirjataan oppilaita heidän saapuessaan sisään ja myös poistuessaan toiminnasta: näin saadaan tärkeää tietoa oppilaan paikallaolosta suoraan sähköiseen muotoon. Palveluohjauksen päällikkö Janne Orkolan ja ICT-suunnittelupäällikkö Antero Paajasen mielestä Ilppis on toimiva juttu, joka säästää työntekijöiden aikaa ja sujuvoittaa pakollisia hallinnollisia tehtäviä.

Pilottisovelluksen taustaa

Peruskoulujen aamu- ja iltapäivätoiminta on tarkoitettu ensimmäisen ja toisen luokan sekä erityisen tuen oppilaille. Oppilaat on perinteisesti kirjattu sisään toimintaan ja sieltä ulos kynä–paperi –menetelmällä, ja tiedot on myöhemmin siirretty sähköiseen muotoon, esimerkiksi Excel-taulukkoon. Puolitoista vuotta sitten tuli ajatus aamu- ja iltapäivätoiminnan kirjausohjelmasta, jonka toivottiin helpottavan aamu- ja iltapäivätoiminnasta vastaavien työtä.

Pilottiprojekti aloitettiin keväällä 2021 yhteistyössä Aitomation Oy:n kanssa ja toteutettiin Microsoft Power Platformia hyödyntäen. Teknologia oli ennestään täysin vierasta ja mahdollisti näin helpon tavan testata sitä oikealla tarpeella. Sovelluksen ensimmäistä versiota varten yhteistyöyritys haastatteli aamu- ja iltapäivätoiminnan ohjaajia, mutta myös suunnittelutiimillä oli visio ohjelmasta.

Sovellusta testattiin erillisellä pilottijaksolla, jonka perusteella saatiin arvokasta palautetta käyttäjiltä. Käyttäjäkyselyn tuloksena, pienellä päivityksellä, saatiin lisättyä tärkeitä toiminnallisuuksia, kuten massakirjautumisominaisuus. Toiminto on hyödyllinen, kun oppilaita saapuu useampi samaan aikaan. Oppilaskirjauksia voidaan muokata myös jälkikäteen.

Sovellus on hieno esimerkki hyvin tehdystä toteutuksesta. Suunnittelutiimin ohjaus on ollut positiivinen asia. Kohtalaisella työmäärällä saatiin toimiva sovellus, jota on jo testattu pilottikäytössä. Valittu teknologia on osoittautunut tehokkaaksi työkaluksi, koska sovelluskehitystä ei ole tarvinnut aloittaa tyhjästä. Sovellusta on tarkoituksella kehitetty rauhallisessa aikataulussa. Siitä huolimatta asioita on syntynyt ketterästi ja nopeasti. Lopputulos on ollut hyvin valmista: korjaus- tai muutostarpeet ovat olleet vähäisiä.

Lopputulos eli Ilppis äppi on sovellus, joka toimii Teams-ympäristössä. Se vaatii erikseen Teams-sovelluksen, mutta mitään muuta ohjelmaa ei tarvitse asentaa. Lisäksi tarvitaan tietenkin verkkoyhteys sekä Hämeenlinnassa kirjautumistunnus. Kyse on pioneerityöstä, sillä tällainen Power Apps -toteutus on ensimmäinen laatuaan Hämeenlinnan kaupungissa. Lopputulos on erittäin toimiva.

Uuden sovelluksen edut

Tässä sovelluskehityksessä on tullut esiin tekemisen ketteryys: ollaan tehty oikeasti sellaista sovellusta, joka mahdollistaa jatkossa paljon vastaavantyyppisiä toteutuksia Hämeenlinnan kaupungille. Siihen nähden, että tällaista tehdään ihan ensimmäistä kertaa, ovat lopputulokset olleet aivan loistavia.

Vielä on paljon tutkittavaa, mitä kaikkia mahdollisuuksia kehitysalusta voi tuoda sisäiseen tekemiseen, helposti tehtävien piensovellusten ja muiden työkalujen avulla. Tällä työkalulla voi saada tehostettua joitakin sisäisiä prosesseja, toteuttamalla niitä vastaavalla tavalla. Toivottavasti tämä projekti herättelee muitakin ajattelemaan, mitä kaikkea tällä teknologialla voi tehdä ja mitä se mahdollistaa.

Ilppis-ohjelman taustalla oleva sovellus on helposti muokattavissa muihin vastaaviin läsnäolo- tai työajanseurannan tarkoituksiin. Etuna on, että Ilppis-ohjelman on kaupungin työntekijöille tutussa Teamsissa: ei tarvitse erikseen etsiä ja asentaa sovellusta tai tietää verkko-osoitetta.

Haasteita

Haasteena sovelluksen käyttöönotolle on vanhasta poisoppiminen ja loppukäyttäjien aktivointi. Aamu- ja iltapäivätoiminta on hyvin perinteinen toiminta-alue, jossa on vanhoja perinteisiä tapoja toimia. Digitalisaation osalta tämä uusi sovellus vaatii kulttuurin ja uusien toimintatapojen muutosta, joka vaatii aikaa. Digitalisaatio on aamu- ja iltapäivätoiminnassa varsin uusi ilmiö, minkä vuoksi uusien digitaalisten ratkaisujen vastaanottavaisuus käyttäjien keskuudessa vaihtelee suuresti.

Yhtenä haasteena sovelluksen käytölle ovat aamu- ja iltapäivätoiminnassa käytössä olevat puhelimet ja verkkoyhteydet. Sovelluksen pilottikäyttö toi esiin tarpeet päivityksen tarpeessa olevalle puhelinkannalle, joka joissakin yksiköissä oli puutteellinen tai vanhanaikainen.

Käyttäjien kehitysehdotukset ovat tervetulleita, koska ne ovat hyvää palautetta, joka vie kehitystä eteenpäin. Tietosuoja- ja tietoturva-asiat on myös otettava huomioon: mitä tahansa oppilaan asioita ei voida käsitellä sovelluksessa. Tiedot on pidetty sellaisessa määrässä ja laadussa, että se ei aiheuta tämäntyyppisiä ongelmia. Esimerkiksi oppilaaseen liittyviä terveydellisiä tai oppilashuollollisia tietoja ei tallenneta sovellukseen.

Käyttäjien ajatuksia ohjelmasta

Kouluohjaaja Jonna Nupponen Iittalan yhtenäiskoululta on sitä mieltä, että Ilppis äppin idea ja tarkoitus on todella hyvä, mutta ohjelmassa on vielä parannettavaa ennen kuin sen voi ottaa virallisesti käyttöön.

Kouluohjaaja Kimmo Hyvärinen Seminaarin koululta sanoo, että heidän koulussaan Ilppis äppi vapauttaa työaikaa muutaman tunnin kuukaudessa muuhun kuin rastilistojen ja Excelin täyttämiseen. Hän on Jonnan kanssa samaa mieltä siitä, että puhelimien pitää olla tehokkaampia kuin ne, jotka ovat tällä hetkellä aamu- ja iltapäivätoiminnassa käytössä, ja niissä kannattaisi olla 5G-yhteys, koska muuten ei ulkona kirjaaminen onnistu.