Varhaiskasvatus edelläkävijänä Suomi.fi -palveluissa

Varhaiskasvatus on ensimmäisenä kaupungin yksikkönä ottanut käyttöönsä Suomi.fi:n tulostus-, kuoritus- ja jakelu -palvelun (TKJ-palvelu). ”Tämä on ollut onnistunut uudistus: kokemukset palvelusta ovat positiivisia ja palvelun käyttö säästää työaikaa. Käsittelijän ei tarvitse huolehtia, koska ja miten tulostaa asiakirjat, sillä päätöksen tiedoksianto tapahtuu automaattisesti oikealla, asiakkaan toivomalla tavalla. Tämä on sujuvoittanut ja helpottanut valtavasti niiden työtä, jotka päätöksiä tekevät”, kertovat palveluohjauksen päällikkö Janne Orkola ja palvelusuunnittelija Pia Linnakylä.

Päikyllä ketteryyttä prosesseihin

Aikaisemmassa varhaiskasvatusjärjestelmässä asiat tehtiin paljon monimutkaisemmin, ilman yhtenäistä toimintatapaa. Vanha järjestelmä vaati hakemuksen käsittelijöiltä ylimääräistä työtä, jotta käsittelijä löysi tiedon asiakkaan toivoman asiakirjan tiedoksiantotavasta. Myös asiakkaalla oli haasteita ymmärtää, mitä sähköinen tiedoksianto tarkoittaa ja mihin kaikkeen se vaikuttaa. Sekä hakemuksen käsittelijöillä että asiakkailla meni aikaa siihen, että toimintatapoja selvitettiin ja asiakasta ohjattiin puhelimitse.

Uuden varhaiskasvatusjärjestelmän hankinnan valmisteluvaiheessa Suomi.fi Viestit -palvelun käyttöönotto päätettiin sisällyttää tulevaan kilpailutukseen. Varhaiskasvatuksessa oli tunnistettu, miten haasteellinen ja aikaa vievä vanha tiedoksiantoon liittyvä prosessi oli. Uuden varhaiskasvatusjärjestelmän käyttöönottoprojekti aloitettiin helmikuussa 2022 ja otettiin tuotantokäyttöön 1.5.2022. Syksyllä 2022 on jatkettu järjestelmän käyttöönottoa ja viimeistelty rajapintoja muihin järjestelmiin ja palveluihin. Abilita Oy:n toimittama uusi Päikky-varhaiskasvatusjärjestelmä on toimiva ja tuonut ajallista säästöä työajassa ja ratkaissut aikaisempia haasteita.

TKJ-palvelu säästää työaikaa ja postituskustannuksia

Uudessa varhaiskasvatusjärjestelmässä on hyödynnetty monipuolisesti Suomi.fi:n tarjoamia palveluita. Näitä ovat Suomi.fi tunnistautuminen, VTJ-kysely ajantasaisten asiakastietojen noutamiseen väestötietojärjestelmästä sekä Suomi.fi Viestit ja TKJ-postituspalvelu varhaiskasvatuksen asiakirjojen ja dokumenttien tiedoksiantamiseen sähköisesti.

Suomi.fi TKJ-palvelu mahdollistaa päätöksen tiedoksiannon asiakkaalle joko sähköisesti tai postitse asiakkaan valitsemalla tavalla. Päätöksen tiedoksiantajan ei tarvitse tietää, onko asiakas ottanut käyttöönsä Suomi.fi-palvelun, koska tieto haetaan automaattisesti Suomi.fi palvelusta. Palvelu huolehtii, lähetetäänkö päätös asiakkaalle sähköisesti Suomi.fi Viestit -palvelun kautta, vai tulostetaanko päätös paperipostina. Paperipostituksesta eli asiakirjan tulostamisesta, kuorittamisesta ja jakelusta vastaa Posti Messaging Oy.

TKJ-palvelu säästää paljon työtä ja käyttö tulee pidemmällä aikavälillä kustannustehokkaammaksi ja edullisemmaksi huomioiden asiakirjojen ja dokumenttien tiedoksiantoon kuluva työaika ja tulostus- sekä postituskustannukset. Sähköinen asiointi on vahvan tunnistautumisen myötä myös nopeampaa ja tietoturvallisempaa. Suomi.fi Viestit -palvelun käyttöönotto mahdollistaa asiakkaan asioinnin myös muissa asiointipalveluissa julkisen hallinnon organisaatioiden kanssa.

Sujuvaa ja nopeaa asiointia

Asiakkaiden toivotaan siirtyvän sähköiseen asiointiin Suomi.fi palveluiden myötä ja palveluiden käyttöä on tarkoitus edistää tulevaisuudessakin. Varhaiskasvatuksen asiakkaat ovat useimmiten nuoria lapsiperheitä ja käyttävät mielellään sähköisiä palveluita asioidessaan. Asiakkaat toivovat varmasti myös nopeaa ja yksinkertaista asiointia puhelimen tai muun mobiilin päätelaitteen avulla.

Varhaiskasvatuksen Päikky- järjestelmään integroitu Suomi.fi Viestit -palvelu mahdollistaa viestinnän ja yhteydenpidon sähköisesti asiakkaan kanssa. Sähköisistä päätöksistä ja asiakirjoista lähtee asiakkaalle aina heräte sähköpostiin ja viesti on luettavissa Suomi.fi -palvelussa. Viesti tai tiedoksianto voidaan edellyttää kuitattavaksi asiakkaan toimesta. Viestintä on myös turvallista ja palvelun avulla voidaan todentaa henkilö, jonka kanssa keskustelua käydään. Viestejä säilytetään Suomi.fi viesteissä toistaiseksi, eikä palvelussa ole rajoitusta viestimäärälle. Viestit ja asiakirjat säilyvät palvelussa ja ne ovat löydettävissä helposti myöhemminkin.

Lisätietoja:

Asioi sähköisesti – Hämeenlinna (hameenlinna.fi)
Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelu valmis käyttöönotettavaksi – Huomioi nämä asiat! | Digi- ja väestötietovirasto (dvv.fi)
Viestit – Suomi.fi