Tapahtumayhteistyön sopimukset

Tapahtumat ovat Hämeenlinnan elinvoiman ja kulttuurin kannalta erittäin merkityksellisiä. Sijaintimme Suomen tapahtumakeskiössä mahdollistaa monipuolisen tapahtumatarjonnan järjestämisen kaikille yleisöille, aina paikallisista kulttuuritapahtumista suuriin kansainvälisiin kohtaamisiin.

Hämeenlinnan kaupunki tukee tapahtumia, jotka lisäävät kaupungin vetovoimaa, tunnettuutta ja positiivista näkyvyyttä. Tämä tuki perustuu kaupungin strategisiin tavoitteisiin ja Hämeenlinnan tapahtuma- ja matkailuohjelmaan. Tukijärjestelmän tarkoituksena on varmistaa, että tarjolla on kiinnostavia ja monipuolisia tapahtumia, jotka palvelevat erilaisia yleisöjä ja edistävät yhteisöllisyyttä sekä yhdenvertaisuutta. Toisaalta tapahtumayhteistyösopimuksilla halutaan tukea myös tapahtumien kasvua ja kehittämistä Hämeenlinnassa. Yhteistyössä kaupungin eri toimijoiden kanssa pyrimme jatkuvasti parantamaan tapahtumaympäristöämme, jotta Hämeenlinna vahvistuu entisestään kulttuurikaupunkina, jossa tapahtumat tuovat yhteisöön eloa ja ylpeyttä ympäri vuoden.

Haluamme varmistaa, että kaikki tapahtumajärjestäjät löytävät tarpeisiinsa sopivan tukimuodon ja saavat tarvittavan avun tapahtumiensa toteuttamiseen.

Tapahtumayhteistyötä voi hakea yritys tai yhteisö. Tapahtumalla tarkoitetaan tässä yhteydessä kertaluonteista tai vuosittain toistuvaa tapahtumaa, joka on aikaan ja paikkaan sidottu, suunniteltu ja tavoitteellinen.

Kaupunki myöntää kullekin tapahtumalle korkeintaan yhden tuen/avustuksen samana ajanjaksona, ja tuki voi kattaa enintään 50% tapahtuman kokonaisbudjetista. Tapahtumayhteistyö ja siihen käytettävät varat määräytyvät vuosittain kaupungin budjetin mukaan.

Kaupungilla on neljä pääasiallista tukea tapahtumille: minipilotit, tapahtuma- ja markkinointiyhteistyösopimukset ja vieraanvaraisuus.

  1. Minipilotit: Nämä ovat enintään 500 €:n avustuksia kansalaislähtöisille toiminnoille, kuten pienimuotoisille tapahtumille. Tuki on tarkoitettu uusien ideoiden ja toimintatapojen kokeiluun yksityishenkilöille ja yhdistyksille (ei yrityksille).
  2. Tapahtumayhteistyösopimus: Tämä on uusi tukimuoto, joka täyttää aukon minipilottien ja varsinaisen markkinointiyhteistyön välillä. Tukimuoto on suunniteltu erityisesti tapahtumien kasvun edistämiseksi. Yhteistyösopimus sisältää kolme tasoa 1 000 € / 2 000 € / 4 000 € ja siihen sisältyy valmis markkinointipaketti, jonka järjestäjä toteuttaa.
  3. Markkinointiyhteistyösopimus: Tämä yhteistyömuoto on suunnattu suurtapahtumille, jotka vaikuttavat merkittävästi kaupungin näkyvyyteen ja matkailuun. Markkinointiyhteistyösopimuksen 5 000 € – 15 000 € osana laaditaan aina tapahtumakohtainen markkinointisuunnitelma, jonka järjestäjä toteuttaa.
  4. Vieraanvaraisuudet: Vieraanvaraisuus on osa kaupungin suhdetoimintaa, joka tukee kaupungin tunnettuuden ja brändin kehittymistä. Vieraanvaraisuudet haetaan erillisellä lomakkeella ja ne käsitellään tapauskohtaisesti kaupungin suhdetoimintaperiaatteiden mukaisesti.

Lisäksi kaupunginhallitus voi päättää erillistapauksina yhteistyöstä yksittäisten suurtapahtumien, kuten urheilusuurtapahtumien tai suurten konserttien, kanssa. Nämä käsitellään tapauskohtaisesti ja tuesta päätetään erikseen.

Hämeenlinnan kaupunki tukee tapahtumia, jotka lisäävät kaupungin vetovoimaa, tunnettuutta ja positiivista näkyvyyttä. Tämä tuki perustuu kaupungin strategisiin tavoitteisiin ja Hämeenlinnan tapahtuma- ja matkailuohjelmaan. Tuen tarkoituksena on varmistaa, että tarjolla on kiinnostavia ja monipuolisia tapahtumia, jotka palvelevat erilaisia yleisöjä ja edistävät yhteisöllisyyttä sekä yhdenvertaisuutta.

Tapahtumayhteistyön kriteerit keskittyvät erityisesti hyvinvointia ja näkyvyyttä edistäviin tekijöihin. Hakemuksia arvioidaan kokonaisvaltaisesti, ottaen huomioon tapahtumien kehityspotentiaali ja monimuotoisuus.

Tapahtumatiimi arvioi tapahtumayhteistyöhakemuksia kriteerien avulla (kohtien 2-4) ja tarvittaessa myös neuvottelujen pohjalta. Arvioinnissa hyödynnetään kahdeksaa kriteeriä ja tapahtumatiimi voi siirtää hakemuksen yhteistyömuodosta toiselle näkemyksensä mukaan. Arviointi toimii yhteistyön perusteena.

Kriteerit:

  1. Kaupungin vetovoimaisuuden sekä positiivisen mielikuvan edistäminen.
  2. Näkyvyys paikallisesti, valtakunnallisesti ja/tai kansainvälisesti.
  3. Verkostoituminen ja yhteistyö muiden toimijoiden kanssa katsotaan eduksi.
  4. Hyvinvointivaikutukset, esim. terveellisyysvaikutukset, liikunnan ja harrastustoiminnan, yhteisöllisyyden ja yhdenvertaisuuden edistäminen.
  5. Vastuullisuus: saavutettavuus fyysisesti, sosiaalisesti ja/tai taloudellisesti / ympäristön huomioon ottaminen.
  6. Alueellinen vaikuttavuus: Osallistujamäärä, Paikallisuus – Alueellisuus – Kansainvälisyys, Tapahtuman kesto päivissä
  7. Kehitys- ja kasvutavoitteet ja aiempien tapahtumien toteutunut kasvu.
  1. Täytä hakemus huolellisesti vastaamalla kaikkiin kysymyksiin mahdollisimman kattavasti.
  2. Tapahtumatiimi arvioi hakemuksen (kokoukset joka toinen kuukausi)
  3. Saat tiedon tapahtumayhteistyöpäätöksestä viimeistään kahden viikon päästä tapahtumatiimin kokouksesta.
  4. Tarvittaessa järjestetään yhteistyötapaaminen.
  5. Yhteistyöstä kirjoitetaan sopimus.
  6. Tapahtumayhteistyöstä maksetaan 50 %, kun sopimus on allekirjoitettu.
  7. Tapahtuman jälkeen toimitetaan raportti.
  8. Raportin hyväksymisen jälkeen tapahtumayhteistyöstä maksetaan 50 %.

Tapahtumatiimi on vastuussa tapahtuma- ja markkinointiyhteistyöhakemusten käsittelystä ja tapahtumien toimintaedellytysten parantamisesta. Tapahtumakoordinaattori on ensisijainen yhteyshenkilö tapahtumille.

Tapahtumatiimin kokoonpano:

  • Elinvoimajohtaja Niklas Lähteenmäki (puheenjohtaja)
  • Elinvoimapäällikkö Launo Haapamäki (varalla)
  • Tapahtumakoordinaattori, Linnan Kehitys (sihteeri)
  • Kulttuuripäällikkö Janne Nieminen
  • Viestintä- ja markkinointipäällikkö Mia Hällström
  • Viestintäasiantuntija Tanja Mäki-Kulmala
  • Hyvinvointi- ja liikuntapäällikkö Jari Pekuri
  • Matkailuasiantuntija Outi Mertamo
  • Lupaviranomainen Satu Sihvonen
  • Yhdyskuntajohtaja Mikko Keränen