Asiakirjajulkisuus

Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukaan tiedonhallintayksikön tehtävänä on ylläpitää tietovarannoistaan sekä asiarekisteristään kuvausta. Hämeenlinnan kaupunki on laissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus Hämeenlinnan kaupungin asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta sekä helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Hämeenlinnan kaupungille.

Asiakirjajulkisuukuvauksessa kerrotaan missä laajuudessa asioiden käsittelyssä ja kaupungin palveluja käytettäessä kerätään tietoja kuntalaisista, palvelujen käyttäjistä ja kaupungin henkilöstöstä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle sekä yksilöimään tietopyynnön sisällön julkisuuslain edellyttämällä tavalla (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietoaineistoja kaupungilla on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa on lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä tai arkistoista. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää myös ohjeet siitä, miten tietoja voidaan pyytää.

Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpidetään ja päivitetään jatkuvasti, jotta varmistetaan siinä kuvattujen tietojen ajantasaisuus.

Asiarekisteri ja tietovarannot

Hämeenlinnan kaupungin asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvista tiedoista muodostuu tietovarantoja, joita on sekä digitaalisessa (sähköisessä) että analogisessa (paperisessa) muodossa.

Käytännössä rekisteri voi koostua yhdestä tai useammasta, eri paikoissa sijaitsevasta tietolähteestä. Samaan käyttötarkoitukseen kerätyt henkilötiedot kuuluvat samaan henkilörekisteriin. Yhteen rekisteriin voi sisältyä monenlaisia ylläpitotapoja tai järjestelmiä sekä analogisia asiakirjoja, jotka kaikki liittyvät samaan tietojen käsittelytarkoitukseen.

Digitaalisia tietovarantoja käsitellään Hämeenlinnan kaupungin asianhallintajärjestelmässä sekä muissa operatiivisissa tietojärjestelmissä. Analogisia tietovarantoja säilytetään tiedon elinkaaren mukaisesti joko työpisteellä lukittavassa kaapissa, lukittavassa erillisessä lähiarkistotilassa tai päätearkistossa. Päätearkistona, joka sisältää pitkään ja pysyvästi säilytettävät analogiset asiakirjat, toimii Hämeenlinnan kaupunginarkisto.

Henkilötietojen ja tietovarantojen käsittelyssä, säilyttämisessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan yleislainsäädännön ja erityislainsäädännön asettamia säännöksiä ja määräyksiä, Kansallisarkiston määräyksiä ja ohjeita sekä tiedonhallintalautakunnan suosituksia.

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Pääosin Hämeenlinnan kaupungin asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.   

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulee yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko on kannattaa ilmoittaa, jos se on tiedossa.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti esimerkiksi sähköpostitse, puhelimitse tai kirjeitse. Tarvittaessa viranomainen avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan tai tiedon yksilöinnissä.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Hämeenlinnan kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti kaupungin tietopyyntölomakkeella tai vapaamuotoisella tietopyynnöllä, jonka tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus.

Omien henkilötietojen tarkistaminen

Sinulla on oikeus saada tietää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, 15. artikla) mukaisesti, mitä henkilötietoja Hämeenlinnan kaupunki on tallentanut sinusta rekisteriinsä. Voit kuitenkin saada vain sinua itseäsi koskevat tiedot. Lokitiedot eivät kuulu tietosuoja-asetuksen mukaisen tarkastusoikeuden piiriin. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti joko vapaamuotoisesti tai kaupungin vahvaa tunnistautumista vaativalla tietopyyntölomakkeella.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen Hämeenlinnan kaupunki voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Kaupungin viranomaisen asiakirjasta, jonka lunastuksesta ei ole toisin säädetty tai määrätty, peritään maksu Hämeenlinnan kaupungin asiakirjoista ja niiden lähettämisestä perittävät maksut -taksassa määriteltyjen perusteiden mukaan.

Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan periä kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan, minkä lisäksi kiireellisessä tapauksessa asiakirjamaksu voidaan periä puolitoistakertaisena.

Tietopyyntöjen hakuperusteet

Hämeenlinnan kaupungin asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä, tietojärjestelmästä tai arkistoista esimerkiksi seuraavilla hakuperusteilla:

  • asiakirjan tai asian nimi
  • asian käsittelyvaihe
  • diaarinumero
  • henkilön nimi
  • henkilötunnus
  • kiinteistötunnus
  • asian vireillepanija
  • päätöksentekijä
  • valmistelija
  • päivämäärä

Yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi

Hämeenlinnan kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suunnataan suoraan asiasta vastaavan toimialan kirjaamoon. Pyynnön voi osoittaa myös asiasta vastaavalle viranomaiselle. Toimialojen kirjaamoista saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista ja säilytettävistä aineistosta.

Toimialojen kirjaamojen yhteystiedot:

Kaupunginhallituksen ja kaupunginvaltuuston asiakirjoja koskevat tietopyynnöt osoitetaan hallintojohtajalle.

Kaupunginarkistossa sijaitsevista asiakirjoista tietopyynnön voi tehdä sähköisillä asiointilomakkeilla tai sähköpostitse kaupunginarkisto@hameenlinna.fi.

Sosiaali- ja terveydenhuoltoa tai pelastustoimea koskevissa asioissa toimivaltainen viranomainen on Kanta-Hämeen hyvinvointialue: omahame@omahame.fi tai kirjaamo.pelastustoimi@omahame.fi. Sosiaali- ja terveydenhuollon potilas- ja asiakasasiakirjat ovat pääsääntöisesti Kanta-Hämeen hyvinvointialueen arkistossa.

Hämeenlinnan kaupungin tietovarannot

Hämeenlinnan kaupungin tietovarantoja hallitaan tiedonohjaussuunnitelman avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu tietosuojaselosteissa.

Tietosuojaselosteista ilmenee

  • henkilötietojen käyttötarkoitus
  • rekisteristä vastaava viranhaltija yhteystietoineen
  • rekisterin sisältämät tiedot
  • tietojen käyttö
  • säännönmukaiset tietolähteet
  • tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät
  • mihin tietoja voidaan luovuttaa

Alla on kuvattu Hämeenlinnan kaupungin tietovarannot sekä niihin sisältyvät tietojärjestelmät.

Kaupunkirakenteen toimialan tietovarannot

Kaupunkirakenteen toimialaan kuuluu tilapalveluiden lisäksi kolme tulosaluetta:

  • suunnittelu
  • infran rakennuttaminen ja rakentaminen
  • viranomaispalvelut

Tietovarannosta vastaavia viranomaisia ovat kaupunkirakennelautakunta ja yhteinen jätelautakunta.

Maankäytön ja infran suunnittelun sekä kiinteistö- ja mittauspalveluiden tietovaranto

Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja ovat

  • kiinteistöpalveluun liittyvät tiedot
  • maa- ja vesiomaisuuden hallinta
  • maankäytön ja infran suunnittelu
  • viher- ja puistoalueiden suunnittelu
  • kaupungin joukkoliikenteeseen ja muihin kaupungin järjestämiin liikkumisen palveluihin liittyvät tiedot
  • liikennetiedot

Tietovarannossa käytettävät tietojärjestelmät:

  • CityGis Maaomaisuus
  • Trimble Locus
  • TeklaGIS -paikkatietojärjestelmä
  • Waltti -matkakorttijärjestelmä
  • Tweb -asianhallintajärjestelmä

Yhdyskuntarakentamisen
ja kunnossapidon sekä luonnonhoitopalveluiden tietovaranto

Tietovarantoon sisältyviä tietoaineistoja ovat:

  • infran rakennuttaminen ja kunnossapito
  • viher- ja puistoalueiden kunnossapito
  • maanrakentamisen tiedot
  • ulkoliikuntapaikkojen ja luontokohteiden tiedot
  • kiertotalouden suunnittelu, kehittäminen, valvonta ja raportointi
  • vesi- ja viemäriverkoston kunnossapito ja rakennuttaminen
  • jätevesien viemäröinti ja puhdistus

Tietovarannossa käytettävät tietojärjestelmät:

  • CityGis Maaomaisuus
  • Trimble Locus
  • TeklaGIS -paikkatietojärjestelmä
  • Tweb -asianhallintajärjestelmä

Viranomaispalveluiden tietovaranto

Tietovarantoon sisältyviä tietoaineistoja ovat:

  • ympäristönsuojelun lupa-, ilmoitus- ja valvontatehtävien käsittelyyn liittyvät tiedot
  • hallinnollisten pakkokeinojen täytäntöönpano
  • yleisten alueiden lupa- ja valvontatiedot
  • rakennusvalvonnan lupa-, -ilmoitus- ja valvontatehtäviin liittyvät tiedot
  • rakennusten ominaisuus- ja sijaintitiedot
  • lomitustoiminnan hallinnointiin, toimeenpanoon, seurantaan ja tilastointiin liittyvät tiedot
  • pysäköintivirhemaksutiedot
  • eläinlääkintähuollon asiakassuhteen hoito ja potilaiden omistajien tietojen hallinta
  • elintarvikevalvonnan- ja neuvonnan tiedot
  • eläinten terveyden ja hyvinvoinnin valvonnan tiedot
  • jätehuollon järjestämiseen, jätelain toimeenpanoon ja jätelain toteutumisen seurantaan, asiakaspalveluun ja jätehuollon suunnitteluun liittyvät tiedot

Tietovarannossa käytettävät tietojärjestelmät:

  • Digia Tarkastaja
  • Asti asiakastietojärjestelmä
  • Trimble Locus
  • Lupapiste -asiointijärjestelmä
  • Helga -pysäköinninvalvontajärjestelmä
  • KliniQ-eläinlääkäriohjelma
  • Rake-rekisteriohjelma
  • Tweb -asianhallintajärjestelmä

Tilapalveluiden tietovaranto (täydennetään)

Sivistyksen ja hyvinvoinnin toimialan tietovarannot

Sivistys- ja hyvinvoinnin toimiala jakautuu kolmeen tulosalueeseen:

  • opetus-, nuoriso- ja lastenkulttuuripalvelut
  • varhaiskasvatuspalvelut
  • kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut

Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistys- ja hyvinvointilautakunta.

Opetus-, nuoriso- ja lastenkulttuuripalveluiden tietovaranto

Opetus-, nuoriso- ja lastenkulttuuripalveluiden tietovarantoon sisältyy perusopetuksen sekä lastenkulttuuri- ja nuoripalveluiden.

Perusopetuksen tietoaineistoja ovat Hämeenlinnan kaupungin järjestämän opetuksen ja koulutuksen tarvitsemat tiedot.

Lastenkulttuurin- ja nuorisopalveluiden tietoaineistoja ovat

  • etsivä nuorisotyön asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot
  • nuorisotyön järjestämiseen liittyvät tiedot
  • taidekasvatustoimintaan liittyvät tiedot
  • lastenkulttuuritoiminnan järjestämiseen liittyvät tiedot
  • kehittäminen, seuranta ja raportointi

Tietovarannossa käytettävät tietojärjestelmät:

  • Tweb -asianhallintajärjestelmä
  • opetusjärjestelyjen suunnitteluohjelma Kurre
  • VismaInschool perusopetus Primus ja Wilma
  • asiakas- ja tilastointijärjestelmä PAR

Varhaiskasvatuspalveluiden tietovaranto

Varhaiskasvatuspalveluiden tietovaranto sisältää lakisääteisen varhaiskasvatuksen tarvitsemat tiedot.

Tietovarannossa käytetään Päikky-tietojärjestelmää.

Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelujen tietovaranto

Tietovarannon sisältämiä tietoaineistoja muodostavat liikuntapalvelut, kirjastot, taidemuseo ja kaupunginmuseo. Tietoaineistoja ovat:

  • palvelujen järjestämiseksi tarvittavat asiakas-, kokoelma- ja toimintatiedot
  • tila- ja palveluvarausjärjestelmän asiakas- ja varaustiedot
  • kulunvalvontajärjestelmän tiedot

Tietovarannossa käytettävät tietojärjestelmät

  • Tweb -asianhallintajärjestelmä
  • Open+-kulunvalvontajärjestelmä
  • Micromarc-kirjastojärjestelmä

Konsernipalveluiden tietovaranto

Konsernipalveluiden tietovaranto sisältää yleishallinnon, talouspalveluiden, henkilöstöpalveluiden, strategian ja kehityksen tietoaineistot sekä viestinnän aineistot.

Tietovarannosta vastaavia viranomaisia ovat kaupunginhallitus, tarkastuslautakunta ja keskusvaalilautakunta.

Yleishallinnon tietoaineistoja ovat

  • lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely
  • kaupungin edunvalvonta
  • kaupungin sopimukset
  • omistajaohjaus
  • sisäinen valvonta
  • luottamushenkilötoiminta
  • asiakirjahallinnon järjestäminen
  • vaaliviranomaisen tehtävät
  • kaupunginhallituksen ja -valtuuston työskentely

Talouspalveluiden tietoaineistoja ovat

  • kaupungin yhteisen talouden hoitaminen
  • talouden suunnittelu ja raportointi
  • hankintojen toteuttaminen
  • ostojen ja myynnin seuranta ja hallinta
  • kassapäätteiden hallinta
  • käyttöomaisuuden hallinta
  • kustannuslaskenta

Henkilöstöpalveluiden tietoaineistoja ovat

  • Hämeenlinnan kaupunkiin työ- tai virkasuhteessa olevien tai muulla tavoin toimeksiantosuhteessa olevien henkilöiden tiedot
  • työajan seuranta
  • käyttöoikeuksien hallinta
  • työterveyshuollon järjestäminen
  • työsuojelun ja työturvallisuuden seuranta ja kehittäminen

Strategian ja kehityksen tietoaineistoja ovat

  • strategisiin tavoitteisiin liittyvät tiedot
  • työllisyyden hoitoon liittyvät tiedot
  • toimenpidesuunnitelmat
  • hankkeet ja projektit
  • tietohallinnon toiminnan suunnitteluun ja järjestämiseen liittyvät tiedot

Tietovarannossa käytettäviä tietojärjestelmiä ovat:

  • Tweb-asianhallintajärjestelmä
  • kirjanpito- ja laskutusjärjestelmä Rondo
  • kassajärjestelmä Ceepos
  • henkilöstöhallintojärjestelmä Populus
  • kilpailutus- ja sopimustenhallintajärjestelmä Cloudia
  • kulunvalvontajärjestelmä Esmikko
  • työajanseurantajärjestelmä Nepton

Esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset ovat saatavilla kaupungin verkkosivuilta.

Sosiaali- ja terveyspalveluiden tietovaranto

Sosiaali- ja terveyspalveluiden tietovarannosta vastaa Kanta-Hämeen hyvinvointialue.