Tapahtumien luvat ja ilmoitukset
Tapahtumien järjestäjän täytyy huolehtia erilaisten ilmoitusten jättämisestä ja lupien hakemisesta. Lupien ja ilmoitusten aikataulut kannattaa selvittää jo hyvissä ajoin, sillä joidenkin lupien käsittely voi kestää pitkään.
Tapahtumaan tarvittavia lupia ja ilmoituksia
Anniskelulupa
Alkoholin anniskeluun tarvitaan anniskelulupa. Tapahtumille haetaan usein määräaikaista anniskelulupaa, paitsi tilanteissa, joissa tapahtumapaikka on ennakkoon hyväksytty anniskelualueeksi ja anniskelijalla on voimassa oleva anniskelulupa. Hakemus kannattaa lähettää viimeistään kuukautta ennen anniskelun aloittamista. Hämeenlinnassa järjestettävien tapahtumien anniskeluhakemukset lähetetään Etelä-Suomen aluehallintovirastoon: kirjaamo.etela@avi.fi
Arpajaislupa
Arpajaisten, bingon tai arvauskilpailun järjestämiseen tapahtumissa tarvitaan yleensä arpajaislupa. Lupaa haetaan poliisilta.
Elintarviketoiminta
Liikkuvan elintarvikehuoneiston saapumisesta tapahtumaan täytyy tehdä ilmoitus elintarvikevalvontaviranomaiselle. Liikkuvalla elintarvikehuoneistolla tarkoitetaan esimerkiksi telttakatoksia, myyntivaunuja ja muita vastaavia säännöllistä elintarviketoimintaa liittyviä myyntipisteitä, joita siirretään tapahtumasta toiseen. Ilmoitus on tehtävä viimeistään neljä vuorokautta ennen toiminnan aloittamista.
Lue lisää ulkomyynnistä ja tilapäisestä elintarviketoiminnasta
Rekisteröinti eläintenpitopaikaksi
Järjestäjän on huolehdittava eläinten hyvinvoinnista yleisötilaisuuksissa. Mikäli yleisötilaisuudessa on yksikin tuotantoeläin, tulee tapahtumapaikka rekisteröidä eläintenpitopaikaksi. Järjestäjän on huolehdittava eläinten hyvinvoinnista tapahtumassa.
Ilotulitukset tapahtumissa
Ilotulituksen voi järjestää ainoastaan Turvallisuus- ja kemikaalivirastolta luvan saanut ammattimainen yritys. Ilmoitus ilotulitusnäytöksestä tehdään alueen poliisille viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtuman alkua.
Huom! Ilotulitus vaatii aina myös maanomistajan luvan. Keskusta-alueella, Hml kaupungin hallitsemilla maa-alueilla järjestettävä poikkeuksellinen ilotulitus edellyttää maanomistajan ja poliisin luvan lisäksi lehtitiedotteen Hämeenlinnan Kaupunkiuutisissa edeltävän viikon keskiviikkona.
Jätehuoltosuunnitelma ympäristöviranomaiselle
Tapahtumista ei saa aiheutua ympäristön roskaantumista. Yli 5 000 henkilön yleisötilaisuudesta on laadittava jätehuoltosuunnitelma ja esitettävä se ympäristönsuojeluviranomaiselle viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa.
Jätehuollosta ja käymälöiden riittävyydestä on huolehdittava myös pienemmissä tapahtumissa. Lajitteluvelvollisuus koskee kaikkia tapahtumia.
Tilapäinen leirintäalue
Tapahtuman yhteydessä mahdollisesti järjestettävästä leirintäalueesta on tehtävä kirjallinen ilmoitus vähintään 3 kk ennen tapahtumaa. Ilmoitus tehdään Hämeenlinnan kaupunkirakennelautakunnalle.
Tilapäinen mainos- ja viitoituslupa
Mainontaan kaupungin omistamilla alueilla tarvitaan kaupungin lupa. Lupaa haetaan lupahakemuksella. Mainokset, joille lupa on haettu, saa sijoittaa viikkoa ennen tapahtumaa ja ne tulee poistaa viimeistään tapahtuman jälkeisenä arkipäivänä. Pysyvät mainokset tarvitsevat rakennus- ja sijoitusluvan.
Liikkeiden edessä oleviin mainosständeihin ei tarvitse hakea lupaa. Mainosständiä ei saa asettaa jalkakäytävälle, ellei vapaan kulkutilan leveydeksi jää vähintään 1,5 m. Mainosständit on poistettava aukiolon päättyessä.
Tilapäismajoitus
Tilapäistä majoitusta voi järjestää tiloissa, joita ei ole voimassa olevassa rakennusluvassa hyväksytty yöpymis- tai majoituskäyttöön. Tilapäisen majoittumisen edellytykset tulee käydä läpi rakennuksen omistajan tai haltijan kanssa, jonka tulee toimittaa kohteen pelastussuunnitelma alueen pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tilapäismajoituksen alkamista.
Meluilmoitus
Tapahtumissa on mahdollista käyttää äänentoistolaitteita klo 7-22 välisenä aikana. Äänentoistolaitteiden käytöstä klo 22-24 välisenä aikana tai muusta melua aiheuttavista tapahtumista tulee tehdä meluilmoitus viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa.
Toimintaa ei saa aloittaa, ennen kuin ilmoituksen tekemisestä on kulunut 30 vuorokautta. Hämeenlinnassa ja Hattulassa ilmoitukset tehdään Hämeenlinnan kaupungin viranomaispalveluihin. Tapahtumien meluilmoitukset voidaan tehdä myös suuren yleisötilaisuuden lomakkeella.
Teoston tapahtumalupa
Livemusiikin tai äänitemusiikin soittoon tapahtumissa on haettava Teoston tapahtumalupa. Lupa tarvitaan kaikenkokoisiin sekä maksullisiin että maksuttomiin tapahtumiin.
Toimenpidelupa
Erilaisiin rakennelmiin, liikuteltaviin laitteisiin, julkisivutoimenpiteisiin ja muihin kuin maantielaissa mainittuihin mainoistoimenpiteisiin täytyy hakea kaupungilta toimenpidelupaa.
Toimenpidelupa tarvitaan esimerkiksi näissä tapauksissa:
- katoksen, vajan, kioskin, käymälän, esiintymislavan tai vastaavan rakennelman rakentaminen (rakennelma)
- urheilu- tai kokoontumispaikan, muun kuin ulkoilulaissa tarkoitetun asuntovaunualueen tai vastaavan alueen sekä katsomon, yleisöteltan tai vastaavan perustaminen tai rakentaminen
- asuntovaunun tai -laivan tai vastaavan pitäminen paikallaan sellaista käyttöä varten, joka ei liity tavanomaiseen retkeilyyn tai veneilyyn (liikuteltava laite)
- maston, piipun, varastointisäiliön, hiihtohissin, muistomerkin, suurehkon antennin, tuulivoimalan ja suurehkon valaisinpylvään tai vastaavan rakentaminen (erillislaite)
- muusta alueesta erotetun suurehkon varastointi- tai pysäköintialueen taikka tällaiseen alueeseen verrattavan alueen järjestäminen (säilytys- tai varastointialue)
- muun kuin maantielain (503/2005) 52 §:ssä säädetyn rakennelman, tekstin tai kuvan asettaminen ulkosalle mainos- tai muussa kaupallisessa tarkoituksessa taikka ikkunaa peittävän mainoksen pysyvä tai pitkäaikainen asettaminen (mainostoimenpide)
Toimenpidelupaa haetaan Lupapiste.fi -palvelun kautta.
Tien tilapäisestä sulkemisesta päättää kaupunki. (Uuden 1.6.2020 voimaan tulleen tieliikennelain mukaan tien tilapäisestä sulkemisesta päättää se, jolla on oikeus asettaa liikenteenohjauslaite.)
Päätös lähetetään Hämeen poliisilaitoksen kirjaamoon: kirjaamo.hame@poliisi.fi
Pyrotekniikka ja tuliesitykset tapahtumissa
Pyroteknisten tehosteiden käytöstä tai tuliesityksestä yleisötapahtumassa on tehtävä ilmoitus pelastusviranomaiselle vähintään 14 vuorokautta ennen tapahtuman alkua.
Tupakan ja nikotiinituotteiden myyntilupa
Tupakkatuotteiden ja nikotiininesteiden myyntiin tapahtumissa tarvitaan myyntilupa. Lupahakemus on jätettävä Valviralle viimeistään neljä viikkoa ennen tapahtumaa. Tupakkatuotteita ja niiden tavaramerkkejä ei saa pitää esillä.
Pelastussuunnitelma on tehtävä yleisötilaisuuksiin ja muihin tapahtumiin, joihin sisältyy merkittävä henkilö- tai paloturvallisuusriski yleisön suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi. Pelastussuunnitelmassa arvioidaan tilaisuuden vaarat ja riskit ja niiden perusteella määritellyt tilaisuuden turvallisuusjärjestelyt sekä turvallisuusohjeet. Pelastussuunnitelma on toimitettava alueen pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Suurista tai merkittävän turvallisuusriskin tapahtumista tulee laatia turvallisuusasiakirja, jonka voi yhdistää pelastussuunnitelmaan.
Opas yleisötapahtuman pelastussuunnitteluun
Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelman mallipohja
Kiinnitysohje, tapahtumissa käytettävät kevyet, pika- ja pop up-teltat
Yleisten alueiden käyttöluvat
Tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämiseen sekä tilapäisiin myyntipaikkoihin tarvitaan aina maanomistajan lupa. Kaupungin maa-alueilla tarvitaan maanomistajalupa. Maanomistajalupaa haetaan lupavalvojalta tai -tarkastajalta lupahakemuksella. Lupavalvoja -tai tarkastaja myöntää maanomistajaluvat ainoastaan Hämeenlinnan kaupungin omistamien katualueiden ja yleisten alueiden osalta. Muiden kuin kaupungin omistuksessa olevilla maa-alueilla tulee selvittää alueen omistaja ja neuvotella lupa hänen kanssaan.
Hakemus tulee tehdä hyvissä ajoin ennen tapahtuman aloittamisajankohtaa. Alueet varataan hakemusten saapumisjärjestyksessä.
Hakemukset tulee ensisijaisesti toimittaa tapahtumaluvat@hameenlinna.fi osoitteeseen tai
postitse osoitteeseen:
Hämeenlinnan kaupunki, lupatarkastaja, Wetterhoffinkatu 2, 13100 Hämeenlinna
Ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta
Suuresta yleisötilaisuudesta tai muusta tapahtumasta, johon odotetaan osallistuvan yhtäaikaisesti yli 500 henkilöä, tulee tehdä ilmoitus kaupungille. Ilmoitus on tehtävä viimeistään neljä viikkoa ennen tapahtumaa. Ilmoituksesta ei tehdä päätöstä eikä sen käsittelystä peritä maksua.
Ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille
Yleisötilaisuuksista tulee pääsääntöisesti ilmoittaa poliisille. Ilmoituksen kanssa kannattaa olla ajoissa, mitä suuremmasta tapahtumasta on kyse. Yleisötapahtumasta on tehtävä kirjallinen ilmoitus viimeistään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista, liikennejärjestelyjä vaativasta tapahtumasta tulee ilmoittaa viimeistään kahta viikkoa ennen tapahtumaa. Suurista tai monipäiväisistä tapahtumista ilmoitetaan heti järjestelyjen alkuvaiheessa. Ilmoitukseen liitetään turvallisuussuunnitelma.
Tämä kokonaisuus on laadittu 05/2023 tiedossa olevien lakien, asetusten ja lupaehtojen pohjalta.
